Документооборот

Модуль документооборота наиболее часто используется в государственных структурах, крупном бизнесе, в онлайновых СМИ для организации цепочки движения документа от момента создания до момента публикации с обязательным прохождением через несколько ответственных сотрудников, ведением истории изменении и сохранением копий документов на каждом из этапов.

Модуль позволяет:

• настроить неограниченное число этапов (статусов), по которым может пройти документ от момента создания до публикации на сайте;
• использовать документооборот для статических документов (физические файлы на сайте, меню, цепочка навигации, свойства папок и другие) и для любых информационных блоков (новости, статьи, пресс-релизы и т.п.);
• хранить независимые копии изображений, размещенных на редактируемых страницах, во время движения документа по статусам документооборота;
• назначать права группам пользователей для тех, кто имеет право переводить документы в данный статус, и для тех, кто имеет право редактировать и сохранять документы в данном статусе;
• создавать различные последовательности движения документов для разных групп пользователей;
• устанавливать группу администраторов документооборота;
• настроить систему оповещения ответственных сотрудников о переводе документов в статус, за который они отвечают, и о необходимости реакции на эти изменения;
• система блокирования документа одним пользователем во время редактирования, для исключения одновременной работы над документом несколькими сотрудниками;
• система предпросмотра документов перед публикацией;
• вести журнал всех изменений, выполняемых через модули управления структурой сайта и информационных блоков, даже без использования документооборота;
• вести историю изменений каждого документа на всех этапах документооборота от момента создания до публикации на сайте;
• хранить копию документа после каждого изменения статуса;
• использовать расширенные средства для поиска документов в истории, при движении документа по статусам и сотрудникам, сделавшим изменение, по документу, по дате изменения и по другим признакам;
• использовать визуальный HTML-редактор для работы с документами;
• интерфейс программирования (API) для интеграции с внешними системами документооборота. 

Модуль документооборота позволяет организовать, поддерживать и документировать поэтапное редактирование информационного наполнения сайта (статических страниц, новостей, каталогов, фотогалерей и т.п.). Права доступа к информации сайта могут быть распределены в соответствии с должностными обязанностями сотрудников. Пользователи, у которых не будет достаточно прав, не смогут разместить новый или измененный документ в публичной части. Разрешение на публикацию материалов на сайте сможет дать пользователь, обладающий соответствующим правом (например, администратор или редактор).

Интересные применения модуля

При использовании модуля документооборота с модулем информационных блоков можно организовать прием новостей, пресс-релизов, предложений о публикации ресурсов в каталоге от новых или зарегистрированных посетителей сайта. Для этого группе пользователей Anonymous дается право редактировать пресс-релиз в состоянии «Черновик» и помещать его на статус «Готово к публикации». Редактор сайта получит сообщение по почте о появлении нового пресс-релиза, сможет просмотреть текст и либо принять пресс-релиз к публикации в инфоблоке, либо отклонить его в состояние «Черновик» с указанием причины отказа.

Источник информации: 1С-Битрикс